Diposting di
Oleh Bob Stinson, bsteenson@charlescitypress.com
Koleksi besar catatan properti bersejarah yang dikelola oleh Kantor Pencatatan Floyd County dan Kantor Auditor kini tersedia untuk dilihat online gratis.
Perekam Wilayah Amy Assink baru-baru ini mendemonstrasikan sistem tersebut pada open house peringatan 170 tahun wilayah tersebut di gedung pengadilan.
Ribuan halaman catatan dipindai, diindeks, dan sekarang tersedia di Internet melalui proyek yang dibayar dengan sebagian dana bantuan COVID-19 federal American Rescue Plan Act (ARPA) yang diterima daerah tersebut.
Asink mengatakan, selain memudahkan akses masyarakat terhadap dokumen-dokumen tersebut, pihaknya juga menyediakan cadangan dokumen lain jika terjadi bencana dengan dokumen asli pengadilan.
Catatan yang dipindai terdapat di situs web yang dikelola oleh Cott Systems, perusahaan yang melakukan pemindaian. Alamatnya adalah recordhub.cottsystems.com.
Orang yang menggunakan situs ini diharuskan untuk membuat akun, namun meskipun situs tersebut menyebutkan biaya dan langganan, setelah pemirsa memasuki Floyd County Records, biaya biaya berlangganan tercantum sebagai $0,00, dan jumlah pencarian, tampilan file, unduhan, dan mencari Waktu yang dihabiskan terdaftar sebagai tidak terbatas.
Catatan tersebut dipindai dari aslinya di buku yang disimpan di pengadilan.
“Jadi pada dasarnya semuanya sebelum 1 Juli 1987,” kata Assink. “Sekarang Anda dapat mencari catatan sejarah dari tahun 1854 hingga sekitar tahun 1987 kapan saja, di mana saja dengan koneksi Internet.”
Setelah tanggal tersebut, dokumen terkait properti kantor daerah dapat ditemukan di situs web Iowa Land Records.
Dokumen lama yang dipindai oleh Kantor Pencatatan meliputi akta, survei, dokumen lain-lain, dan catatan pernyataan tertulis.
Asink mengatakan dia belum memindai catatan hipotek lama karena hampir semua catatan yang diajukan sebelum tahun 1987 kini telah dirilis, dan “biaya untuk memindai hipotek jauh lebih dari $100.000.”
Dokumen yang dipindai oleh kantor auditor meliputi inventaris properti dan dokumen tanah yang terdaftar dan tidak terdaftar.
Kontrak wilayah tersebut dengan Cott Systems of Columbus, Ohio, mencakup pemindaian lebih dari 250 buku dari kantor pencatatan. Kontrak Kantor Audit mencakup pemindaian 42 buku lepas dan 9 jilid terikat.
Proyek pemindaian, yang disetujui oleh Dewan Pengawas daerah pada akhir tahun 2022, menggunakan lebih dari $22 juta dana ARPA dari $3,1 juta yang diterima daerah tersebut. Perusahaan membayar tambahan $265 per bulan untuk menyimpan catatan elektronik dan membuat database dapat dicari dan tersedia secara online.
“Bank, pengacara, agen real estat, berkas perkara, mereka memiliki akses terhadap dokumen-dokumen lama ini,” kata Assink. “Indeksnya juga dipindai, sehingga mereka dapat menelusuri indeks tersebut… dan itu akan membawa Anda ke buku dan halaman di mana Anda dapat menemukan dokumen sejarah itu.”
Asink mengatakan, pencatatan tersebut tidak termasuk catatan vital, namun itu bisa menjadi langkah selanjutnya.
“Untuk setiap dokumen yang dicatat, saya mendapat satu dolar untuk biaya pengelolaan arsip, dan saya telah menabung dana tersebut, jadi itulah proyek berikutnya yang akan saya lakukan, arsip kritis,” katanya.
Assink mengatakan daerah tersebut juga membayar untuk menghapus nomor Jaminan Sosial dari file lama yang berisi nomor tersebut untuk mencegahnya dipublikasikan secara online.
“Saya juga memindai para veteran, tapi ini untuk keperluan kita, untuk kantor,” katanya.
Selain membuat catatan mudah diakses oleh publik, pemindaian juga menyediakan tindakan cadangan lainnya.
“Manfaatnya juga untuk melestarikan dokumen-dokumen tersebut,” kata Asink. “Semuanya ada dalam mikrofilm, dan saya menyimpannya di bunker di Iowa selatan, tapi mikrofilm tidak bertahan selamanya. Jika ada bencana alam dan ada yang tidak beres dengan pembukuan kami, kami masih memiliki catatannya.
